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La check-list pour un onboarding réussi

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En période d’essai, 1 cadre sur 3 démissionne à cause d’un onboarding raté. Pour éviter de perdre des talents inutilement, l’intégration doit nécessairement être pensée pour bien accueillir vos nouveaux collaborateurs. En les aidant à se sentir à l’aise et en leur donnant les infos et outils nécessaires, vous réduisez le risque de départs prématurés et vous boostez également leur productivité. De plus, cela permet de créer des liens et de motiver les nouveaux venus dès le début.

Collègue heureuse devant son ordinateur

Qu’est-ce qu’un onboarding ?

Comme toujours dans le monde de l’entreprise, les anglicismes sont de mise !

On peut traduire littéralement onboarding par embarquement. C’est l’intégration d’un nouveau collaborateur sur le plan administratif, matériel mais surtout humain. Le terme anglais « onboarder » capture bien cette idée : il s’agit de faire en sorte que la personne soit « embarquée » dans la mission et les valeurs de l’entreprise.

Selon une étude menée par Workelo, le risque de départ d’une nouvelle recrue augmente de 80% lors d’une intégration ratée. Et c’est d’autant plus vrai pour les jeunes talents. Ces derniers, sans réelle expérience professionnelle, ont tendance à subir les premières semaines en entreprise comme une énorme vague de stress. S’il ne se sentent pas bien, à cause d’un onboarding qui n’est pas fait dans les règles de l’art, ils ont tendance à partir, avant même la fin de leur période d’essai.

Imaginez votre nouveau collaborateur comme un explorateur qui découvre un nouveau territoire : vous devez le guider, l’accompagner et l’intégrer progressivement dans un nouvel univers professionnel. L’onboarding consiste à faciliter cette transition en aidant le nouvel arrivant à s’adapter, à se sentir à l’aise et à comprendre sa place au sein de l’équipe.

C’est un moment d’échange et de partage où l’on doit présenter non seulement les procédures et les informations nécessaires au collaborateur fraîchement arrivé, mais aussi la culture de l’entreprise, ses valeurs et ses attentes. C’est lors de l’onboarding qu’il apprend à connaître ses collègues, à comprendre comment fonctionnent les différents services et à se familiariser avec les outils dont il aura besoin pour réussir dans son nouveau rôle.

Quels sont les avantages d’un onboarding de collaborateur réussi ?

S’assurer d’une bonne intégration pour vos nouveaux collaborateurs, c’est aussi bénéfique pour l’entreprise. Pour les organisations qui jouent le jeu de l’onboarding réussi, on observe :

  • Une réduction du turnover : une bonne intégration aide les nouveaux employés à se sentir bien accueillis et soutenus, ce qui diminue le risque de départs précoces et les coûts associés au recrutement et à la formation de remplaçants.
  • Une augmentation de la productivité : en fournissant aux nouvelles recrues les outils, les ressources et les informations nécessaires dès le départ, elles peuvent devenir productives plus rapidement.
  • De l’engagement et de la motivation : un onboarding structuré renforce l’engagement des employés en les aidant à comprendre leur rôle dans l’organisation et en leur montrant que l’entreprise investit dans leur réussite.
  • Une meilleure intégration culturelle : en présentant clairement la culture, les valeurs et les attentes de l’entreprise, l’onboarding facilite une intégration harmonieuse et réduit les malentendus potentiels.
  • Une amélioration de la communication : une intégration efficace établit des canaux de communication clairs et ouverts entre les nouveaux arrivants et leurs collègues, ainsi qu’avec la direction.
  • Un développement des compétences : les formations initiales et le mentorat permettent aux nouveaux employés d’acquérir les compétences nécessaires pour exceller dans leur poste.
  • Une satisfaction au travail : lorsque les employés se sentent bien intégrés et soutenus, leur satisfaction et leur moral au travail augmentent, ce qui peut conduire à une meilleure performance globale.

En somme, un onboarding bien conçu contribue non seulement au bien-être et à la rétention des nouveaux employés, mais aussi au succès et à la croissance de l’entreprise.

Comment réussir son process d’onboarding ?

Pour maîtriser l’art d’onboarder vos collaborateurs, il y a des étapes à suivre. Qu’importe le profil qui vous rejoint, cette check-list vous assure d’intégrer vos nouveaux employés comme il se doit :

Préparer le terrain avant l’arrivée

  • Communication préalable : envoyez un email de bienvenue avec des informations utiles sur le premier jour (horaires, dress code, etc.). Cela permet de réduire le stress et de montrer qu’on attend leur arrivée avec impatience.
  • Poste de travail prêt : assurez-vous que tout est en place avec un ordinateur configuré, un accès aux outils nécessaires et un espace de travail propre et accueillant.

Créer un accueil chaleureux le premier jour

  • Bienvenue personnalisée : accueillez le nouvel arrivant en personne, présentez-le à l’équipe et organisez un tour des locaux. Un petit déjeuner d’équipe peut aussi faire des merveilles !
  • Kit de bienvenue, aussi appelé « starter pack » : préparez un kit avec des goodies de l’entreprise, un guide de bienvenue, et tout ce qui peut aider à se sentir à l’aise et apprécié.

Faciliter l’intégration sociale et culturelle

  • Mentorat et parrainage : associez chaque nouvelle recrue à un mentor ou parrain pour l’accompagner dans ses premiers pas, répondre à ses questions et l’aider à s’intégrer socialement.
  • Présentation de la culture d’entreprise : expliquez clairement les valeurs, la mission et la vision de l’entreprise. Partagez des anecdotes et des exemples concrets pour illustrer ces points.

Former et informer efficacement

  • Programme de formation structuré : mettez en place des sessions de formation pour familiariser le nouvel arrivant avec les outils, les processus et les attentes du poste. Assurez-vous que ces formations sont bien planifiées et accessibles.
  • Documentation accessible : fournissez des guides, manuels et ressources en ligne que le nouveau collaborateur peut consulter à son rythme pour approfondir ses connaissances.

Suivre et soutenir la progression

  • Réunions régulières : organisez des points réguliers avec le nouveau salarié pour discuter de ses progrès, répondre à ses questions et ajuster les attentes si nécessaire.
  • Feedback constructif : donnez des retours réguliers et constructifs pour aider le nouveau collaborateur à s’améliorer et à se sentir valorisé.

Encourager la socialisation et la collaboration

  • Activités d’équipe : planifiez des activités de team building et des déjeuners d’équipe pour favoriser les liens sociaux et créer une ambiance conviviale.
  • Réseautage interne : encouragez la nouvelle recrue à rencontrer des collègues d’autres départements pour élargir son réseau et comprendre le fonctionnement global de l’entreprise.

Évaluer et ajuster le process

  • Retour d’expérience : demandez au nouvel arrivant son avis sur le process d’onboarding après quelques mois. Utilisez ces retours pour améliorer continuellement le programme.
  • Flexibilité et adaptation : chaque personne est différente, donc n’hésitez pas à adapter l’onboarding en fonction des besoins spécifiques de chaque nouveau collaborateur.

En suivant ces étapes, vous vous assurez que chaque nouvelle recrue se sent bien intégrée, soutenue, et prête à donner le meilleur d’elle-même. C’est bénéfique pour tout le monde : les employés sont heureux et l’entreprise en tire profit !

Bonus : l’offboarding

L’offboarding, c’est le processus de gestion du départ d’un employé d’une entreprise. C’est l’ensemble des démarches administratives, logistiques et humaines effectuées pour assurer une transition en douceur lorsqu’un collaborateur quitte son poste. Contrairement à l’onboarding, qui vise à intégrer les nouveaux employés, l’offboarding se concentre sur la conclusion de la relation de travail de manière positive et structurée.

Les étapes clés de l’offboarding comprennent :

  • Entretien de départ : il s’agit de discussions formelles pour comprendre les raisons du départ et obtenir des retours sur l’expérience au sein de l’entreprise. Ces informations peuvent être précieuses pour améliorer les pratiques et la culture d’entreprise.
  • Gestion administrative : cette étape inclut la récupération des équipements (ordinateur, badge, téléphone), la révocation des accès aux systèmes et aux informations sensibles ainsi que la finalisation des aspects financiers, comme le calcul du solde de tout compte par exemple.
  • Transfert de connaissances : il faut s’assurer que les connaissances et les responsabilités de l’employé partant soient bien transférées à d’autres membres de l’équipe ou à son remplaçant. Cela peut inclure la documentation des projets en cours et des processus.
  • Aspect humain : dire au revoir de manière respectueuse et conviviale, organiser éventuellement une petite fête de départ et exprimer de la reconnaissance pour les contributions de l’employé. Cela contribue à laisser une impression positive.

Un offboarding bien géré permet non seulement de protéger l’entreprise contre les risques potentiels, mais aussi de maintenir des relations positives avec les anciens employés. Ces derniers peuvent devenir des ambassadeurs de l’organisation et même revenir y travailler dans le futur.

Il est malheureusement encore trop mis de côté par les entreprises, malgré son enjeu.

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Pourquoi choisir les formations en e-learning pour votre entreprise ?

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Vous hésitez à vous lancer dans l’e-learning ? À l’opposé des méthodes traditionnelles de formation en présentiel, l’e-learning révolutionne la manière d’enrichir ses connaissances. Il s’intègre parfaitement dans le processus de digitalisation des processus RH en entreprise. Pourquoi choisir les formations en e-learning pour votre entreprise ? Découvrez 8 arguments clés qui vont vous convaincre de choisir ce mode de formation sans jamais le regretter.

Collaborateur qui lit un document

Une formation en e-learning, c’est quoi ?

Une formation en e-learning est une formation digitale qui est proposée 100 % en ligne. Autrement dit, à distance et sur support numérique. 

L’apprenant suit les enseignements de l’endroit qu’il souhaite, sans être physiquement présent. 

Les modules d’e-learning sont asynchrones. Ils sont consultables n’importe quand. 

Bon à savoir : lorsque le format de la formation est court, on parle de micro learning.

À noter : l’e-learning s’oppose aux formations traditionnelles en présentiel. Un format hybride peut aussi être proposé, qui allie présentiel et distanciel : le blended learning.

1. Une formation e-learning s’adapte à toutes les contraintes des salariés

Énorme avantage de la formation e-learning : elle s’adapte à toutes les contraintes de lieu et de temps. 

  • Elle est accessible depuis n’importe quel support : ordinateur, tablette, téléphone.
  • Elle est accessible partout : les formations peuvent être visionnées en France et partout dans le monde. Par exemple, dans les locaux de l’entreprise, chez l’apprenant, sur son lieu de vacances, dans les transports en commun… Ce qui représente un avantage particulièrement bénéfique lorsque vos équipes sont réparties dans plusieurs zones géographiques, qu’elles soient en télétravail ou en full remote.
  • Elle est flexible : elle s’adapte à tous les emplois du temps. Les contenus pédagogiques peuvent être consommés en une ou plusieurs fois. Ils peuvent même être visionnés plusieurs fois si l’apprenant a besoin de reprendre une notion.

Avec le digital learning, vos talents se forment à leur rythme, sur leurs heures de travail ou en-dehors. 

2. Une formation e-learning vous permet de faire des économies

Les formations à distance permettent de diminuer vos coûts de formation. Son fonctionnement est bien moins onéreux qu’une formation en présentiel.

Elles s’affranchissent : 

  • De locaux.
  • De formateurs physiques.
  • De frais de déplacement des salariés.
  • Éventuellement de frais de restauration et d’hébergement.
  • De supports papier de formation.

Avec l’e-learning, vous ne payez que le contenu de formation dont vous avez réellement besoin. 

Par exemple, Evocime, un organisme de formation reconnu, propose 3 modalités de financement pour digitaliser votre parcours de formation : 

  • Par abonnement : vous choisissez une ou plusieurs thématiques et vous avez accès à tout le catalogue de formation d’Evocime.
  • L’achat individuel de module de formations : en fonction de vos besoins réels en formation à un instant T.
  • Sur devis : pour créer des modules de formation sur-mesure.

3. Une formation e-learning est centralisée dans un LMS

Si vous vous lancez dans l’apprentissage en ligne, vous ne passerez pas à côté de l’utilisation d’une plateforme de digital learning, LMS (Learning Management System).

Cet outil incontournable vous permet de : 

  • Diffuser vos modules de formation.
  • Centraliser tous vos modules de formation en un endroit unique.
  • Gérer l’ensemble de votre catalogue de formation : 
    • Ajout.
    • Suppression.
    • Mise à jour.

Plusieurs acteurs sur le marché proposent des LMS. En voici quelques-uns : 

  • Moodle.
  • TalentLMS.
  • Docebo.
  • SAP Litmos, 
  • Blackboard.
  • Digiforma…

Les prix proposés dépendent des paramètres choisis pour votre plateforme : 

  • Fonctionnalités.
  • Nombre d’utilisateurs.
  • Nombre de cours à héberger.
  • Solution de déploiement : API ou en SaaS. 

Bon à savoir : de nombreux logiciels RH, dont le SIRH, sont compatibles avec une plateforme d’e-learning. Vous centralisez ainsi tout votre écosystème RH en un seul outil.

4. Une formation e-learning augmente l’engagement des apprenants

Le format proposé à vos apprenants joue favorablement sur son engagement à se former et à faire évoluer ses compétences : 

  • Un format court permet d’intégrer plus facilement un module de formation dans son emploi du temps.
  • Un objectif pédagogique clair par session de visionnage est plus facile à atteindre.
  • Des notions découpables sont visionnables plusieurs fois et favorisent la rétention des connaissances. 
  • Des quiz, des cas concrets, des vidéos, des chats, des webinaires permettent de vivre une expérience ludique, immersive et interactive. 

En d’autres termes, l’e-learning casse les codes des apprentissages traditionnels et capte avec succès l’attention et l’engagement des collaborateurs.

5. Une formation e-learning garantit une uniformité des savoirs

En proposant de suivre un parcours de formation en e-learning, vous garantissez à l’ensemble de vos apprenants : 

  • Une uniformité de la formation : ils reçoivent le même contenu de formation, peu importe leur emplacement et le moment de connexion.

Un contenu à jour : les modules de présentation stockés dans votre LMS sont accessibles à tout moment par les e-formateurs, ce qui permet une mise à jour régulière de la formation proposée.

6. Une formation d’e-learning offre une expérience d’apprentissage

Vous avez tout à gagner en améliorant l’expérience de formation de vos apprenants. Le gain de temps et la simplicité offerts par l’e-learning sont des marqueurs forts pour améliorer et fluidifier son expérience utilisateur. 

Votre marque employeur s’en trouve favorablement impactée. Tout comme vos chances de fidéliser vos meilleurs talents.

7. Les formations e-learning permettent de suivre les progrès de vos salariés

Les plateformes d’e-learning offrent des outils intégrés pour : 

  • Suivre les progrès des apprenants.
  • Évaluer leurs performances et le niveau acquis.
  • Générer des rapports détaillés.

Votre service RH pourra ainsi suivre plus facilement les KPI de formation qu’il s’est fixé.

8. La digitalisation des formations est respectueuse de l’environnement

En optant pour des cours 100 % en ligne, vous adoptez une démarche en phase avec votre politique RSE (Responsabilité Sociale des Entreprises) : 

  • Réduction de l’empreinte carbone liée à l’absence de déplacements.
  • Préservation des ressources naturelles en bannissant l’utilisation du papier (pas de support de formation).

Formation e-learning, ce qu’il faut retenir

Opter pour le e-learning présente de nombreux avantages pour les entreprises : 

  1. Accessibilité et flexibilité des modules de formation.
  2. Coûts réduits.
  3. Efficacité et engagement des employés.
  4. Centralisation des ressources de formation.
  5. Uniformité du niveau de connaissances et de compétences.
  6. Meilleure expérience d’apprentissage.
  7. Meilleur suivi des KPI RH.
  8. Respect de l’environnement et préservation des ressources naturelles.

En somme, l’e-learning est un mode de formation particulièrement adapté aux exigences du monde professionnel moderne. Pour un parcours de formation efficace, n’hésitez plus et faites le choix de cours 100 % en ligne.

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Comment construire des parcours de formation efficaces en entreprise ?

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La formation continue tient une place essentielle en entreprise pour maintenir l’employabilité des salariés à leur plus haut niveau. Dans un monde où tout évolue très vite, il est fondamental que tous les talents soient en mesure de maintenir leur compétence à jour en les intégrant dans un plan de formation. Mais proposer des formations de qualité, c’est aussi un moyen de miser sur le potentiel de ses collaborateurs et de le fidéliser. Les avancées technologiques ont permis de proposer une offre de formation diversifiée. La digitalisation permet un apprentissage à distance, plus rapide et impactant. Comment construire des parcours de formation efficaces en entreprise ? Découvrez nos 5 astuces pour satisfaire les besoins des collaborateurs et ceux de votre organisation.

Visio entre collègues

1. Faire le point sur le parcours de formation de chaque collaborateur

Un parcours de formation, c’est un programme qui liste et planifie dans le temps des formations. C’est une sorte de fil rouge qui peut être commun à toute l’entreprise ou personnalisé par le salarié.

Il a pour objectif pédagogique d’améliorer les compétences techniques et comportementales des salariés, au service de l’entreprise. 

Le parcours de formation est établi par l’employeur. Toutefois, le collaborateur peut être acteur de sa formation. Il est libre d’en suggérer à son manager.

Pour le mettre en place, plusieurs étapes sont nécessaires : 

  • Évaluer le besoin en formation des talents. Par exemple, lors des entretiens annuels. 
  • Concevoir le programme de formation idéal pour répondre aux attentes de l’entreprise et du collaborateur. Il peut concerner des sujets métier. Par exemple, les dernières techniques de vente, le marketing digital, la prise en main d’outils… Mais aussi des sujets communs à toute une entreprise comme : 
    • Le droit du travail.
    • La Responsabilité Sociale d’une Entreprise (RSE).
    • L’hygiène et la sécurité en entreprise.
    • La corruption.
  • Mettre en œuvre le parcours de formation :
    • S’équiper d’un outil performant.
    • L’enrichir de modules.
  • Suivre l’avancée des formations proposées
  • Mettre en place une évaluation des compétences acquises. Parfois même proposer une certification.

2. Investir dans une plateforme de digital learning pour proposer des parcours de formation digitalisés

Une plateforme de digital learning, LMS (Learning Management System), est un outil incontournable de la formation à distance. C’est une plateforme de diffusion qui vous permet de piloter toutes les formations proposées à vos salariés en un seul endroit. 

Pourquoi faire du digital learning ? Les atouts du LMS sont nombreux : 

  • Côté employeur, il vous permet de : 
    • Centraliser tous les contenus de formation.
    • Enrichir votre offre de formation en chargeant de nouveaux modules de formation.
    • Mettre à jour les modules existants.
    • Suivre les progrès des apprenants.
    • Offrir un parcours de formation personnalisé.
    • Réduire vos coûts de formation. Vous n’aurez plus besoin d’un formateur régulièrement présent dans l’entreprise. Vous pouvez moduler l’achat de contenus en fonction de vos besoins (abonnement, par capsule).
  • Côté collaborateur, il leur permet de : 
    • Suivre les formations sélectionnées à tout moment et de n’importe où grâce à des accès personnalisés.
    • Vivre une expérience d’apprentissage immersive avec des quiz, des vidéos et des cas pratiques. L’expérience collaborateur ne peut s’en trouver que renforcée.

Bon à savoir : pour centraliser tous vos outils RH et créer un écosystème unique, votre plateforme de digital learning LMS peut s’intégrer à votre SIRH.

À noter : le prix d’un LMS dépend de plusieurs facteurs comme les fonctionnalités utilisées, le nombre d’utilisateurs ou le type de déploiement (cloud ou on-premise). Voici quelques exemples de fournisseurs auprès desquels vous pouvez demander des devis : Moodle, TalentLMS, Docebo, SAP Litmos, Blackboard…

3. Enrichir le parcours de formation avec des capsules de courtes durées

Optimiser le temps de formation est un défi pour chaque employeur. À la clé, des économies de temps et d’argent. On parle de rapid learning. 

Les parcours de formation en ligne s’adaptent à ces enjeux. Pour preuve, 1 heure de formation en ligne équivaut à 7 heures de formation en présentiel.

Pour répondre aux besoins concrets des apprenants, il est fondamental de choisir les bonnes ressources. Les modules doivent être à jour, innovants et impactants. Ils doivent refléter les dernières tendances et être proposés sous un format court.

C’est à ces défis que répondent les capsules de micro-learning du Créative Lab d’Evocime pour digitaliser les parcours de formation. 

Chaque capsule : 

  • Porte sur un sujet défini, découpé en 3 modules de formation de 5 minutes (15 minutes au total par capsule).
  • Vise des objectifs pédagogiques clairement établis.
  • Propose un synopsis détaillé, des contenus e-learning dynamiques, des missions et des activités, des liens pour approfondir le sujet.
  • Permet de s’évaluer à l’issue du temps de formation. 

Bon à savoir : les capsules d’Evocime s’intègrent à de nombreux LMS.

4. Adapter l’offre de formation aux besoins réels de l’entreprise

L’organisme de votre choix doit proposer un catalogue de formation qui répond à toutes vos attentes. 

Chez Evocime, les sujets sont élaborés par des e-formateurs. Ils sont variés : 

  • RH.
  • Soft skills.
  • Réglementation sociale.
  • Pédagogie.
  • RSE.
  • Outils numériques.
  • Green.
  • Ect.

À noter : si vous avez besoin d’une formation spéciale qui ne figure pas au catalogue, n’hésitez pas à contacter Evocime. Vous pourrez voir ensemble comment personnaliser votre contenu.

5. Proposer un plan de formation adapté aux nouvelles méthodes de travail

Les traditionnelles méthodes de formation professionnelle en présentiel, synchrone, ne répondent plus aux usages de notre époque dans un monde où le télétravail a pris une grande place.

La digitalisation des parcours de formation apparaît alors comme la solution efficace pour combiner nouvelles méthodes de travail et montée en compétences des talents. 

Mais en fonction de la culture de votre entreprise et de ses besoins, vous pouvez mixer les méthodes de formation : 

  • 100 % en ligne : e-learning. Les formations peuvent être suivies en tout lieux et à n’importe quel moment.
  • Combiner des moments en présentiel avec un formateur et à distance : le blended learning.
  • Proposer des mises en situation professionnelle : le serious game. 
  • Se présenter sous un format d’apprentissage court : le micro learning.
  • Synchrone : sur le temps de travail.

Asynchrone : formation suivie au rythme de l’apprenant.

Parcours de formation, ce qu’il faut retenir

Un parcours de formation en entreprise est un outil stratégique pour développer le capital humain, favoriser l’innovation et maintenir la compétitivité de l’entreprise.

Il doit aussi permettre de répondre aux aspirations de développement professionnel des employés. Notamment pour les faire monter en compétences et maintenir leur employabilité au plus haut niveau.

Pour atteindre ces objectifs pédagogiques, les formations proposées doivent alors être : 

  • Digitalisées.
  • Personnalisées.
  • Courtes. 
  • Suivies à distance.

Une certification peut venir attester de connaissances acquises par le collaborateur.

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