Accompagner et réussir le flex office

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Objectifs

Connaître le contexte et les enjeux dans lesquels s’inscrit le flex office
Faire évoluer son positionnement managérial pour être en accord avec les exigences que génère ce nouveau mode d’organisation
Profiter de ces changements organisationnels pour définir de nouveaux principes de fonctionnement entre manager et collaborateurs et collaborateurs entre eux pour renforcer les coopérations
Aider les équipes à gagner en flexibilité pour mettre en place des conditions de cohésion et de réussite
Faire du flex office un levier de qualité de vie au travail et de performance

Un module élaboré en amont avec la Direction RH
Une approche rationnelle des gains pour l’entreprise et les équipes, mais aussi des freins et difficultés, pour mieux les anticiper
Une mise en perspective de l’essor du flex office avec l’évolution du rôle de l’encadrement de proximité
Une classe virtuelle de retours d’expériences à 3 mois

Les nouveaux modes d’organisation du travail : flex office, desk sharing, télétravail… de quoi parle-t-on ?
Focus sur le flex office et ses 4 piliers (espace de travail, supports de travail, outils, management)
Les enjeux, opportunités… et les limites (à connaître) pour les managers et les collaborateurs
La convergence avec d’autres évolutions sociétales : le digital, le travail collaboratif, l’entreprise plateforme, la QVT, l’innovation managériale et l’agilité…

Quel état des lieux opérer en amont ? SWOT de son unité de travail.
Comment et pourquoi, dès le lancement du flex office, associer et impliquer l’équipe, sans remettre en cause le principe des espaces de travail partagés, connectés et flexibles ?
Quelles contributions l’équipe peut elle apporter ? Réflexion autour des espaces, utilisation des espaces et outils, nouveaux usages à penser, « mode projet » à initier, choix d’un référent…
Quelques éléments opérationnels sur la conduite du changement : réactions des équipes, freins « normaux », accompagnement…
Quelle charte de fonctionnement élaborer, avec l’équipe, en amont ?
Comment utiliser au mieux le reverse mentoring dans ce nouvel environnement de travail ? Nouveaux outils de partage d’infos…

Comment ré-expliquer, clarifier, en réunion, les règles de fonctionnement dans le cadre du flex office : espaces de travail, outils collaboratifs à disposition, fonctionnement du collectif de travail…
Comment pratiquer pour développer l’autonomie des collaborateurs selon les besoins de chacun ? Travail isolé, espace de créativité, espace coworking, salle visio…
Quelles règles le manager doit-il lui-même se fixer en flex office par cohérence et par souci d’exemplarité ?
Quelles inflexions apporter à son management pour aider les équipes à prendre leur marque ? Agilité, souplesse, communication sur les premiers bénéfices du flex office, occasions de développer la coopération entre les collaborateurs…
Comment valoriser le télé travail (un des pans du flex office) auprès de personnes qui hésitent à passer le cap ?
Quelles actions complémentaires en lien avec la QVT pouvons nous développer en parallèle sur ces espaces partagés ?

À quelles difficultés et dérives pouvons-nous nous attendre une fois le flex office mis en place ? Organisationnelles, humaines…
Comment intervenir dès les premiers écarts ou dérives, sans frustrer et sans démobiliser les équipes ?
Comment gérer les personnes en perte de repères, mal être et qui ne se retrouve pas dans ce nouveau schéma « digital workspace »

Résumé des points clefs
Les principales évolutions à intégrer dans son organisation et son management : création de son plan d’action flex office
Synthèse des engagements personnels