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Comment organiser un événement professionnel

Date : 25 juin 2024

Séminaire, soirée annuelle, job dating, conférence… La vie d’une entreprise est jalonnée de nombreux temps forts. Ils lui permettent de communiquer sur différents aspects auprès des collaborateurs ou de personnes externes : la culture d’entreprise, les valeurs défendues, le lancement d’un produit. La clé du succès réside dans la préparation minutieuse de l’événement : lieu, date, durée, coût, invités… Rien ne doit être laissé au hasard au risque de se retrouver avec un flop sur les bras. Comment organiser un événement professionnel ? On vous dit tout dans cet article pour remporter haut la main ce défi de taille, non insurmontable !

Etape 1 : se faire accompagner pour l’organisation de tous vos évènements professionnels

Vous manquez de temps ? Vous n’avez pas les équipes suffisantes pour relever le défi de l’organisation d’un événement ? Vous ne savez pas faire ? De nombreuses raisons peuvent justifier l’appel de professionnels pour vous épauler en partie ou en totalité dans la création de vos initiatives d’entreprise.

L’important est de se le dire tôt dans le processus d’organisation, pour ne pas perdre de temps ni d’argent inutilement.

De nombreux acteurs sur le marché peuvent vous accompagner. Evocime, organisme de formation reconnu, propose de vous livrer les événements de votre choix clés en main et d’animer vos temps forts. C’est vous qui décidez de mettre le curseur de l’accompagnement au niveau souhaité :

Scénarisation de l’événement.
Animation en présentiel ou en distanciel.
Formation des animateurs.
Médiatisation…

Fort d’une solide expérience dans l’événementiel, n’hésitez pas à les solliciter. Ils répondront à toutes vos questions.

Etape 2 : choisir le format adapté pour un évènement professionnel

En fonction de vos objectifs prédéfinis, un format spécifique peut être plus adapté qu’un autre. Tout l’enjeu est de ne pas rater sa communication en proposant un temps fort qui ne correspond pas avec vos souhaits.

Définir les objectifs de l’évènement professionnel

La question à laquelle vous devez répondre est simple : pourquoi organisez-vous cet événement professionnel ?

Les objectifs à atteindre sont divers :

Remotiver vos troupes.
Communiquer sur le lancement d’un produit.
Célébrer un succès.
Donner les grandes orientations des prochaines années.
Former les équipes.
Ect.

Après avoir fixé vos objectifs, vous devez ensuite définir les résultats attendus post événement :

Favoriser la cohésion entre les équipes.
Augmentation des ventes.
Utilisation d’un nouvel outil.
Fidélisation des salariés.
Ect…

Ce travail d’introspection préalable cimente votre événement. Il est un passage obligé pour garantir son succès.

Sélectionner le format d’évènement idéal

Il existe de nombreux formats envisageables dans le cadre professionnel :

Le séminaire et la conférence : menés par des intervenants qualifiés, ils visent à renforcer les savoirs par une écoute active.
Les ateliers : ils proposent des activités pratiques pour renforcer les compétences.
Le team building : par des activités ludiques, il fédère les collaborateurs entre eux, autour d’un projet d’entreprise.
Le networking (petit-déjeuner, déjeuner d’affaires, cocktail, after work) : il vise à étoffer le réseau professionnel pour faire croître l’entreprise.
Le lancement de produits (soirée, démos) : l’événement vise à faire connaître en interne ou en externe un nouveau produit ou service.
Les fêtes d’entreprise : ce sont des événements festifs pour célébrer des occasions spéciales comme les fêtes de fin d’année, les anniversaires de l’entreprise, etc.
Les cérémonies de récompenses : elles permettent de reconnaître les talents et de les récompenser pour leurs bonnes performances.
Les tables rondes : ce sont des discussions structurées entre experts ou dirigeants sur des sujets spécifiques.
Les groupes de discussion : par petits groupes, les participants discutent de sujets spécifiques pour recueillir des idées et des opinions.
Etc.

Chaque format d’événement a ses propres avantages et peut être choisi en fonction des objectifs, du public cible et des ressources disponibles de l’entreprise. Prenez le temps de sélectionner celui qui est opportun pour votre organisation.

Etape 3 : élaborer un budget cohérent avec l’évènement professionnel à organiser

Pour savoir où vous allez mettre les pieds, il est essentiel de parler argent dès le début des étapes de planification de votre événement.

Pour établir un budget global, vous devez y inclure tous les aspects de votre événement :

Le lieu.
La restauration.
Les déplacements.
Les hébergements.
Les divertissements.
La décoration.
La rémunération des intervenants.
Les éventuelles taxes.
Ect.

Essayez d’être le plus complet possible et prévoyez une marge financière pour faire face aux imprévus.

À vous ensuite d’obtenir auprès de vos responsables l’enveloppe nécessaire pour la bonne organisation de votre événement.

Etape 4 : planifier la date de l’évènement professionnel

Ne choisissez pas une date aux hasards.

Avant de l’arrêter, prenez soin de vérifier qu’elle ne coïncide pas avec un autre événement majeur. Ce qui aurait la fâcheuse tendance d’éclipser le vôtre.

Etape 5 : établir une liste d’invités

Du nombre de personnes présentes le jour J dépend la capacité d’accueil à viser pour le lieu qui accueillera votre réception.

Prenez le temps de lister tous vos invités en fonction des objectifs poursuivis. Par exemple, les collaborateurs de l’entreprise, des clients, des prospects, des personnalités publiques, des partenaires… Votre événement sera-t-il ouvert au grand public ? Ou est-il réservé à une liste privée d’invités ?

Pour n’omettre personne, préparez cette liste en plusieurs fois. Vous pouvez aussi la faire relire à vos collègues. Un impair est vite arrivé, mieux vaut plusieurs relecteurs.

Etape 6 : choisir un lieu pour accueillir l’évènement professionnel

L’endroit qui accueillera votre événement doit répondre à plusieurs critères :

Sa capacité.
Son emplacement.
Son accessibilité.
Les installations disponibles.

Avant de porter votre choix sur un lieu précis, allez le visiter pour vous rendre compte sur place de ses réelles capacités.

Notre conseil : sélectionnez 2 lieux qui pourraient correspondre à votre cahier des charges. Même si vous n’en retenez qu’un au final, en cas d’imprévu, vous en aurez rapidement un deuxième sous le coude.

Etape 7 : préparer un planning précis de l’évènement

Pour ne jamais vous laisser dépasser par l’ampleur de l’événement et des tâches à organiser, préparer un planning précis de ce qui vous attend est une excellente idée.

Avant

Préparez un rétroplanning de tout ce que vous devez organiser pour être prêt le jour de l’événement.

Si vous déléguez certaines tâches, précisez-le aussi pour savoir qui fait quoi.

Le jour J

Établissez un agenda détaillé de votre journée :

Les heures d’arrivée des participants.
Les modalités d’accueil des invités.
L’enchaînement des discours.
Les heures des repas et des activités.
Etc.

Après

Bien souvent, votre travail d’organisateur d’événements continue quelques jours après l’achèvement du temps fort :

Demander un feedback aux participants. Par exemple en distribuant un questionnaire ou en demandant aux invités de flasher un QR code. Il est toujours bon de savoir où l’on peut s’améliorer pour l’organisation de futurs événements.

Analyser les résultats. Évaluez si les objectifs ont été atteints.

Etape 8 : envoyer les invitations

Pour garantir tout le succès attendu à votre événement, vous devez convier les participants.

Quelques précautions d’usage :

Envoyez les invitations suffisamment tôt pour éviter des chevauchements d’agendas.
Privilégiez des outils en ligne pour gagner du temps dans l’envoi des invitations. Ils vous permettront aussi de gérer les réponses et les relances des invités.
Soyez précis dans l’invitation : date, lieu, heure, durée, hébergement, coût…

Etape 9 : faire un point sur le matériel nécessaire

Assurez-vous que la salle réservée dispose de tout le matériel nécessaire au bon déroulement de vos événements : chaises, tables, Internet, matériel informatique, cuisine, parking…

Le cas échéant, vous devrez louer ou acheter ce qui vous manque.

Etape 10 : sélectionner les fournisseurs

Selon la formule choisie pour votre événement et votre budget alloué :

Choisissez un traiteur.
Réservez des prestataires pour l’animation : animateur, DJ, conférenciers, hôtes et hôtesses…
Engagez une équipe pour décorer votre événement.
Commandez des goodies.
Ect…

L’équipe de prestataires sélectionnées participe au bon déroulement de votre journée. Assurez-vous quelques jours avant l’événement qu’ils seront prêts.

Etape 11 : communiquer sur votre évènement professionnel

La communication est un élément essentiel pour garantir le succès de votre événement professionnel et en faire sa promotion. Elle ne doit pas être négligée.

Utilisez les canaux de communication internes pour informer les salariés de l’entreprise de la tenue prochaine d’un temps fort. Par exemple, par email, par message envoyé dans les groupes de discussion type Slack ou par un communiqué sur l’intranet.

Mais aussi des moyens de communication externes si votre événement est ouvert en dehors de l’entreprise : post sur les réseaux sociaux, newsletter, articles de blog, communiqué de presse, création d’un flyer…

Envoyez aussi des rappels aux participants inscrits pour maintenir l’engagement et informer des détails logistiques.

La communication doit faire partie du budget alloué à l’organisation de votre événement.

Etape 12 : prévoir un plan B en cas d’imprévu

En cas de problème avec le lieu initial, météo capricieuse, annulation de dernière minute du prestataire, cas de force majeure, ayez une alternative prête en remplacement.

Check-list pour une organisation réussie de vos évènements professionnels

Ne pas hésiter à solliciter l’aide d’un tiers pour organiser votre événement d’entreprise.
Choisir le format d’événement adapté.
Élaborer un budget pour votre projet.
Planifier une date.
Sélectionner un lieu.
Établir une liste d’invités.
Préparer un planning.
Envoyer les invitations.
Recenser le matériel disponible et nécessaire, éventuellement envisager une location.
Sélectionner des fournisseurs
Communiquer sur l’événement.
Prévoir un plan de secours.

Bonne organisation !