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Séminaire, soirée annuelle, job dating, conférence… La vie d’une entreprise est jalonnée de nombreux temps forts. Ils lui permettent de communiquer sur différents aspects auprès des collaborateurs ou de personnes externes : la culture d’entreprise, les valeurs défendues, le lancement d’un produit. La clé du succès réside dans la préparation minutieuse de l’événement : lieu, date, durée, coût, invités… Rien ne doit être laissé au hasard au risque de se retrouver avec un flop sur les bras. Comment organiser un événement professionnel ? On vous dit tout dans cet article pour remporter haut la main ce défi de taille, non insurmontable !
Vous manquez de temps ? Vous n’avez pas les équipes suffisantes pour relever le défi de l’organisation d’un événement ? Vous ne savez pas faire ? De nombreuses raisons peuvent justifier l’appel de professionnels pour vous épauler en partie ou en totalité dans la création de vos initiatives d’entreprise.
L’important est de se le dire tôt dans le processus d’organisation, pour ne pas perdre de temps ni d’argent inutilement.
De nombreux acteurs sur le marché peuvent vous accompagner. Evocime, organisme de formation reconnu, propose de vous livrer les événements de votre choix clés en main et d’animer vos temps forts. C’est vous qui décidez de mettre le curseur de l’accompagnement au niveau souhaité :
Fort d’une solide expérience dans l’événementiel, n’hésitez pas à les solliciter. Ils répondront à toutes vos questions.
En fonction de vos objectifs prédéfinis, un format spécifique peut être plus adapté qu’un autre. Tout l’enjeu est de ne pas rater sa communication en proposant un temps fort qui ne correspond pas avec vos souhaits.
La question à laquelle vous devez répondre est simple : pourquoi organisez-vous cet événement professionnel ?
Les objectifs à atteindre sont divers :
Après avoir fixé vos objectifs, vous devez ensuite définir les résultats attendus post événement :
Ce travail d’introspection préalable cimente votre événement. Il est un passage obligé pour garantir son succès.
Il existe de nombreux formats envisageables dans le cadre professionnel :
Chaque format d’événement a ses propres avantages et peut être choisi en fonction des objectifs, du public cible et des ressources disponibles de l’entreprise. Prenez le temps de sélectionner celui qui est opportun pour votre organisation.
Pour savoir où vous allez mettre les pieds, il est essentiel de parler argent dès le début des étapes de planification de votre événement.
Pour établir un budget global, vous devez y inclure tous les aspects de votre événement :
Essayez d’être le plus complet possible et prévoyez une marge financière pour faire face aux imprévus.
À vous ensuite d’obtenir auprès de vos responsables l’enveloppe nécessaire pour la bonne organisation de votre événement.
Ne choisissez pas une date aux hasards.
Avant de l’arrêter, prenez soin de vérifier qu’elle ne coïncide pas avec un autre événement majeur. Ce qui aurait la fâcheuse tendance d’éclipser le vôtre.
Du nombre de personnes présentes le jour J dépend la capacité d’accueil à viser pour le lieu qui accueillera votre réception.
Prenez le temps de lister tous vos invités en fonction des objectifs poursuivis. Par exemple, les collaborateurs de l’entreprise, des clients, des prospects, des personnalités publiques, des partenaires… Votre événement sera-t-il ouvert au grand public ? Ou est-il réservé à une liste privée d’invités ?
Pour n’omettre personne, préparez cette liste en plusieurs fois. Vous pouvez aussi la faire relire à vos collègues. Un impair est vite arrivé, mieux vaut plusieurs relecteurs.
L’endroit qui accueillera votre événement doit répondre à plusieurs critères :
Avant de porter votre choix sur un lieu précis, allez le visiter pour vous rendre compte sur place de ses réelles capacités.
Notre conseil : sélectionnez 2 lieux qui pourraient correspondre à votre cahier des charges. Même si vous n’en retenez qu’un au final, en cas d’imprévu, vous en aurez rapidement un deuxième sous le coude.
Pour ne jamais vous laisser dépasser par l’ampleur de l’événement et des tâches à organiser, préparer un planning précis de ce qui vous attend est une excellente idée.
Préparez un rétroplanning de tout ce que vous devez organiser pour être prêt le jour de l’événement.
Si vous déléguez certaines tâches, précisez-le aussi pour savoir qui fait quoi.
Établissez un agenda détaillé de votre journée :
Bien souvent, votre travail d’organisateur d’événements continue quelques jours après l’achèvement du temps fort :
Analyser les résultats. Évaluez si les objectifs ont été atteints.
Pour garantir tout le succès attendu à votre événement, vous devez convier les participants.
Quelques précautions d’usage :
Assurez-vous que la salle réservée dispose de tout le matériel nécessaire au bon déroulement de vos événements : chaises, tables, Internet, matériel informatique, cuisine, parking…
Le cas échéant, vous devrez louer ou acheter ce qui vous manque.
Selon la formule choisie pour votre événement et votre budget alloué :
L’équipe de prestataires sélectionnées participe au bon déroulement de votre journée. Assurez-vous quelques jours avant l’événement qu’ils seront prêts.
La communication est un élément essentiel pour garantir le succès de votre événement professionnel et en faire sa promotion. Elle ne doit pas être négligée.
Utilisez les canaux de communication internes pour informer les salariés de l’entreprise de la tenue prochaine d’un temps fort. Par exemple, par email, par message envoyé dans les groupes de discussion type Slack ou par un communiqué sur l’intranet.
Mais aussi des moyens de communication externes si votre événement est ouvert en dehors de l’entreprise : post sur les réseaux sociaux, newsletter, articles de blog, communiqué de presse, création d’un flyer…
Envoyez aussi des rappels aux participants inscrits pour maintenir l’engagement et informer des détails logistiques.
La communication doit faire partie du budget alloué à l’organisation de votre événement.
En cas de problème avec le lieu initial, météo capricieuse, annulation de dernière minute du prestataire, cas de force majeure, ayez une alternative prête en remplacement.
Bonne organisation !
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