La check-list pour un onboarding réussi

Qu’est-ce qu’un onboarding ?

Comme toujours dans le monde de l’entreprise, les anglicismes sont de mise !

On peut traduire littéralement onboarding par embarquement. C’est l’intégration d’un nouveau collaborateur sur le plan administratif, matériel mais surtout humain. Le terme anglais « onboarder » capture bien cette idée : il s’agit de faire en sorte que la personne soit « embarquée » dans la mission et les valeurs de l’entreprise.

Selon une étude menée par Workelo, le risque de départ d’une nouvelle recrue augmente de 80% lors d’une intégration ratée. Et c’est d’autant plus vrai pour les jeunes talents. Ces derniers, sans réelle expérience professionnelle, ont tendance à subir les premières semaines en entreprise comme une énorme vague de stress. S’il ne se sentent pas bien, à cause d’un onboarding qui n’est pas fait dans les règles de l’art, ils ont tendance à partir, avant même la fin de leur période d’essai.

Imaginez votre nouveau collaborateur comme un explorateur qui découvre un nouveau territoire : vous devez le guider, l’accompagner et l’intégrer progressivement dans un nouvel univers professionnel. L’onboarding consiste à faciliter cette transition en aidant le nouvel arrivant à s’adapter, à se sentir à l’aise et à comprendre sa place au sein de l’équipe.

C’est un moment d’échange et de partage où l’on doit présenter non seulement les procédures et les informations nécessaires au collaborateur fraîchement arrivé, mais aussi la culture de l’entreprise, ses valeurs et ses attentes. C’est lors de l’onboarding qu’il apprend à connaître ses collègues, à comprendre comment fonctionnent les différents services et à se familiariser avec les outils dont il aura besoin pour réussir dans son nouveau rôle.

Comment réussir son process d’onboarding ?

Pour maîtriser l’art d’onboarder vos collaborateurs, il y a des étapes à suivre. Qu’importe le profil qui vous rejoint, cette check-list vous assure d’intégrer vos nouveaux employés comme il se doit :

Préparer le terrain avant l’arrivée

• Communication préalable : envoyez un email de bienvenue avec des informations utiles sur le premier jour (horaires, dress code, etc.). Cela permet de réduire le stress et de montrer qu’on attend leur arrivée avec impatience.
• Poste de travail prêt : assurez-vous que tout est en place avec un ordinateur configuré, un accès aux outils nécessaires et un espace de travail propre et accueillant.

Créer un accueil chaleureux le premier jour

• Bienvenue personnalisée : accueillez le nouvel arrivant en personne, présentez-le à l’équipe et organisez un tour des locaux. Un petit déjeuner d’équipe peut aussi faire des merveilles !
• Kit de bienvenue, aussi appelé « starter pack » : préparez un kit avec des goodies de l’entreprise, un guide de bienvenue, et tout ce qui peut aider à se sentir à l’aise et apprécié.

Faciliter l’intégration sociale et culturelle

• Mentorat et parrainage : associez chaque nouvelle recrue à un mentor ou parrain pour l’accompagner dans ses premiers pas, répondre à ses questions et l’aider à s’intégrer socialement.
• Présentation de la culture d’entreprise : expliquez clairement les valeurs, la mission et la vision de l’entreprise. Partagez des anecdotes et des exemples concrets pour illustrer ces points.

Former et informer efficacement

• Programme de formation structuré : mettez en place des sessions de formation pour familiariser le nouvel arrivant avec les outils, les processus et les attentes du poste. Assurez-vous que ces formations sont bien planifiées et accessibles.
• Documentation accessible : fournissez des guides, manuels et ressources en ligne que le nouveau collaborateur peut consulter à son rythme pour approfondir ses connaissances.

Suivre et soutenir la progression

• Réunions régulières : organisez des points réguliers avec le nouveau salarié pour discuter de ses progrès, répondre à ses questions et ajuster les attentes si nécessaire.
• Feedback constructif : donnez des retours réguliers et constructifs pour aider le nouveau collaborateur à s’améliorer et à se sentir valorisé.

Encourager la socialisation et la collaboration

• Activités d’équipe : planifiez des activités de team building et des déjeuners d’équipe pour favoriser les liens sociaux et créer une ambiance conviviale.
• Réseautage interne : encouragez la nouvelle recrue à rencontrer des collègues d’autres départements pour élargir son réseau et comprendre le fonctionnement global de l’entreprise.

Évaluer et ajuster le process

• Retour d’expérience : demandez au nouvel arrivant son avis sur le process d’onboarding après quelques mois. Utilisez ces retours pour améliorer continuellement le programme.
• Flexibilité et adaptation : chaque personne est différente, donc n’hésitez pas à adapter l’onboarding en fonction des besoins spécifiques de chaque nouveau collaborateur.

En suivant ces étapes, vous vous assurez que chaque nouvelle recrue se sent bien intégrée, soutenue, et prête à donner le meilleur d’elle-même. C’est bénéfique pour tout le monde : les employés sont heureux et l’entreprise en tire profit !